KI-Berufs-Puzzle · Arbeitsblatt · Lösung für Lehrkräfte
Kaufmann/-frau für Büromanagement
Hält den Bürobetrieb am Laufen: Korrespondenz, Termine, Rechnungen, Organisation.
1. Sortieren
Wer kann diese Aufgabe heute übernehmen? Setze für jede Aufgabe ein Kreuz: beim Menschen oder bei der KI. Du musst dich entscheiden – aber du darfst unsicher sein.
| Aufgabe | Mensch | KI | Modell |
|---|---|---|---|
| E-Mails und Post bearbeitenRoutineEingang sichten, zuordnen, beantworten oder weiterleiten.Eingang sichten, zuordnen, Standardantworten schreiben – genau das können Assistenzsysteme heute. | ☐ | ☒ | Eindeutig bei der KI |
| Termine und Besprechungen organisierenRoutineKalender abstimmen, Räume buchen, Unterlagen bereitstellen.Kalender abstimmen und Räume buchen ist Regelarbeit, die Software fast allein schafft. | ☐ | ☒ | Eher bei der KI, aber diskutierbar |
| Rechnungen erstellen und prüfenRoutineAusgangsrechnungen schreiben, Eingangsrechnungen kontieren.Rechnungen schreiben und Eingänge kontieren läuft nach festem Muster. | ☐ | ☒ | Eindeutig bei der KI |
| Präsentationen und Serienbriefe erstellenAnalytischAus Stichpunkten fertige Dokumente und Folien bauen.Aus Stichpunkten fertige Folien und Briefe bauen ist eine Paradedisziplin von Sprachmodellen. | ☐ | ☒ | Eindeutig bei der KI |
| Reisen buchen und abrechnenRoutineVerbindungen und Hotels organisieren, Reisekosten abrechnen.Verbindung suchen, Hotel buchen, Reisekosten abrechnen – strukturiert und digital von Anfang bis Ende. | ☐ | ☒ | Eindeutig bei der KI |
| Telefonate annehmen und weiterleitenSozialAnliegen erfassen und an die richtige Stelle vermitteln.Ein Anliegen aufnehmen und weiterleiten schaffen Sprachbots zunehmend. Bei allem Untypischen übernimmt ein Mensch. | ☐ | ☐ | Echter Grenzfall – hier widersprechen sich auch die Studien |
| Kolleg:innen und Kund:innen persönlich betreuenSozialAm Empfang und im Alltag ansprechbar sein und helfen.Am Empfang ansprechbar sein und im Alltag helfen ist Präsenz, die kein Bot ersetzt. | ☒ | ☐ | Eher beim Menschen, aber diskutierbar |
| Daten in Tabellen auswertenAnalytischListen pflegen, Kennzahlen zusammenstellen, Berichte vorbereiten.Listen pflegen und Kennzahlen zusammenstellen ist Tabellenarbeit. | ☐ | ☒ | Eher bei der KI, aber diskutierbar |
| Antwort auf eine verärgerte Kundenmail formulierenSozialEinen freundlichen, deeskalierenden Ton finden.Überraschend: Den Ton treffen ist Formulierungsarbeit – Sprachmodelle können das oft besser als ein gestresster Mensch. Ob man dem Kunden entgegenkommt, entscheidet trotzdem jemand. | ☐ | ☒ | Eindeutig bei der KI |
2. Besprechen
- Bei „Telefonate annehmen und weiterleiten“ sind sich sogar die Studien uneins. Wie würdet ihr entscheiden – und woran macht ihr das fest?
- „Antwort auf eine verärgerte Kundenmail formulieren“ ist eine Aufgabe, bei der die Faustregel „Verwaltung = KI, Beziehung = Mensch“ in die Irre führt. Warum?
- Wenn KI „Rechnungen erstellen und prüfen“ übernimmt: Was könnte die Person mit der gewonnenen Zeit anfangen – und wer profitiert davon?
- „Kolleg:innen und Kund:innen persönlich betreuen“ bleibt beim Menschen. Wäre das auch so, wenn es billiger wäre, es der KI zu überlassen? Und wenn niemand dafür haften müsste?
- Als Stärke bleibt: „Zwischen vielen gleichzeitigen Anfragen sinnvoll priorisieren“. Wie könnte man das in der Ausbildung oder im Studium gezielt üben?
- Nennt eine Aufgabe, die KI heute könnte, die ihr aber trotzdem nicht automatisieren würdet. Warum nicht?